Naam bedrijf: NedTrain Haarlem;
700 FTE.
Projectenbedrijf: Modernisering en revisie van treinen voor NS.
Projecten van >200 miljoen per treinserie.
Website: www.nedtrain.nl


Opdracht: Projectmanager implementatie Business Intelligence
Apr 2012- Dec 2012


Situatie:

  • Afdelingsmanagers krijgen één keer per maand informatie over kosten en urenbestedingen;
  • Projectmanagers krijgen een keer per week informatie over urenbestedingen;
  • Afdelingscontrollers zijn te veel tijd kwijt met rapportages maken over kosten;
  • Projectcontrollers zijn veel tijd kwijt met rapportages maken.

Taken/verantwoordelijkheden:

  • Inventariseren informatiebehoeften per manager;
  • KPI’s afspreken;
  • Projectvoorgang bewaken en deliverables (WBS) managen;
  • Zorgen voor oplevering rapportages aan managers.

Actie:

  • Besprekingen/vergadering belegd met directie, afdelingsmanagers en projectmanagers;
  • Informatiebehoeftes en KPI’s gedefinieerd en vastgelegd;
  • Knelpunten binnen organisatie en IT-systemen besproken en opgelost met IT-mensen;
  • Met projectteam resultaten geboekt en enthousiasme gecreëerd;

Belangrijkste resultaten:

  • Managers (en directie) krijgen nu per dag de gewenste informatie over urenbestedingen en per week inzicht in de gemaakte kosten;
  • Projectcontrollers zijn ontzorgt qua rapportagevoorziening en kunnen hun tijd besteden aan risicomanagement en projectbeheersing;

Pilot NedTrain in Haarlem is geslaagd, wordt nu verder binnen de gehele organisatie van NedTrain uitgerold door het eigen personeel.


Opdracht: Senior Projectcontroller nieuwe Intercity 
Jan 2012- Jul 2012 


Situatie:

  • Urenbesteding ver boven ingeschat budget;
  • Prognoses werden keer op keer bijgesteld;
  • Geen adequate capaciteitsplanning.

Taken/verantwoordelijkheden:

  • Opzetten proces van verandering inzake urenbewaking;
  • Rapportages verbeteren;
  • Verantwoordelijkheden bespreken en vastleggen;

Actie:

  • Besprekingen per week vastgesteld met projectmanagers en afdelingsmanagers (individueel);
  • Budget uitgepelt naar station, coupétype en activiteit;
  • Werkelijke uren op detailniveau geprojecteerd naast budgeturen;
  • Knelpunten inzichtelijk gemaakt en een nieuw begrip geïntroduceerd: “de blauwe lijn”;

Belangrijkste resultaten:

  • Er is nu een nieuwe werkwijze (proces) om uren en activiteiten te managen;
  • Er zijn doorsneden in uren te maken op coupétype, afdeling en verantwoordelijke;
  • Urenoverschrijding is fors terug gedrongen.
 
Opdracht: Manager Verbetering Financiële Projectbeheersing
Mei 2011- Apr 2012
 

Situatie:

  • Projecten werden op veel verschillende manieren gerapporteerd;
  • Werkwijze projectbeheersing was niet uniform;
  • Boekingsgang projecten: veel handmatige boekingen.

Taken/verantwoordelijkheden:

  • Managen deliverables projectteam;
  • Financiële Projectbeheersing vergroten;
  • Boekingsgangen versimpelen;

Actie:

  • Deliverables besproken met projectteam;
  • Boekingsgangen in kaart brengen;
  • Rapportage varianten in beeld gebracht en voor en nadelen;

Belangrijkste resultaten:

  • Er is nu een één rapportage format, door directie geaccordeerd;
  • Boekingsgangen zijn versimpeld;
  • Financiële projectbeheersing is fors toegenomen.
   
Opdracht: Senior ProjectController 
Dec 2010- Okt 2011


Situatie:

  • Senior ProjectController ging vrij plotseling weg, weinig tijd voor overdracht;
  • Snel overnemen lopende projecten;
  • Forecast at Completion was niet goed/volledig onderbouwd.

Taken/verantwoordelijkheden:

  • Verantwoordelijk voor de projectbeheersing van 4 grote projecten;
  • Zorg dragen voor rapportages, risicomanagement en adhoc werkzaamheden;

Actie:

  • Snel contact zoeken met projectteamleden;
  • Rapportages snel eigen maken;
  • Risico’s per project onderkennen en managen;

Belangrijkste resultaten:

  • Door de forecast at completion snel te onderbouwen voorkwamen we forse overschrijdingen op de uren. Dit leverde uit eindelijk per treinstel ruim 70.000 euro aan besparingen op;
  • Jaarrapportages werden tijdig gerealiseerd en maandeinde-proces verder verbeterd.