Naam bedrijf: Vrije universiteit van Amsterdam;
> 20000 FTE. Afdeling Huisvesting, verantwoordelijk voor verbouw en nieuwbouw gebouwen en afdelingen binnen de VU. Tevens verantwoordelijk voor het project “Nieuw Campusplan VU te realiseren aan de Zuidas te Amsterdam”. Scope bestaat uit 240 projecten vervat in 18 programma’s met een totaal
budget van: EUR 750 miljoen etc.
Website: www.vu.nl


Opdracht: Projectcontroller Mei 2009 – Nov 2009

Situatie:
  • Beheersing van Nieuw Campusplan VU was onvoldoende;
  • Men had onvoldoende inzicht in de financiële budgetten, uitgaven en verplichtingen van de verschillende programma’s en projecten;
  • Er was géén eenduidige heldere rapportage van de projecten.
  • Excel was leidend en SAP volgend.

Taken/verantwoordelijkheden:
  • Zorg voor inzicht in de financiële situatie van de projecten;
  • Zorg voor heldere managementinformatie “Nieuw Campusplan VU”;
  • Zorg ervoor dat we SAP goed gaan gebruiken ipv Excel;

Actie:
  • Eerste week contact gemaakt met vertrekkende projectcontroller en de verschillende projectmanagers.
  • Structuur aangebracht in projecten, programma’s, verantwoordelijken voor projecten;
  • Snel inzicht verschaft door creëren van een “informatiekubus” in Excel;
  • SAP PS en SAP IM bijgewerkt met goede informatie door als Linking pin te fungeren tussen IT en Control;
  • Projectmanagement betrokken bij de nieuwe werkwijze en geholpen met het werken in SAP.

Belangrijkste resultaten:
  • Raad van Bestuur, directie en MT hadden de gewenste cijfers in een inzichtelijke rapportage;
  • SAP was leidend en Excel werd gebruikt als rapportage tool;
  • Projectmanagement kon ook met SAP omgaan, hetgeen veel tijdrovend werk bespaarde op die afdeling;
  • Er was begrip gecreëerd tussen projectcontrol en projectmanagement . Er was weer sprake van een team!